Поставщики, участвующие в госзакупках по 44-ФЗ или в коммерческих торгах по 223-ФЗ, всё чаще сталкиваются с требованием подтверждения соответствия 152-ФЗ. Заказчики отклоняют заявки без политики конфиденциальности или с шаблонной. Разбираем что готовить.

Когда требуют документы

44-ФЗ: обычно при закупках, связанных с обработкой ПДн граждан (медуслуги, образование, соцуслуги), или когда контракт предусматривает передачу данных сотрудников заказчика. Раздел «Требования к участникам» в документации.

223-ФЗ: чаще у крупных заказчиков (Газпром, Роснефть, РЖД, Ростелеком). Проверяется на этапе аккредитации поставщика.

Коммерческие торги: требования разнятся, но большинство площадок (B2B-Center, ЕЭТП, Росэлторг) при аккредитации нового поставщика запрашивают политику.

Что должно быть в политике для тендера

1. Реквизиты оператора

Полное юр.наименование, ИНН, ОГРН, юр.адрес. Для ИП — ФИО и ИНН. Заказчик сверяет с ЕГРЮЛ.

2. Категории субъектов и данных

Расширенный перечень: клиенты, сотрудники, кандидаты на работу, представители контрагентов. Для тендеров важно указать:

  • Данные представителей контрагентов — ФИО, должность, контактные данные (для подписания договоров)
  • Данные сотрудников — переходы, командировки, отчёты
  • Данные третьих лиц — если поставщик работает с B2B2C

3. Цели обработки

  • Заключение и исполнение договора
  • Ведение бухгалтерского учёта (54-ФЗ, 402-ФЗ)
  • Соблюдение налогового законодательства
  • Взаимодействие с контрольно-надзорными органами
  • Ведение реестра поставщиков (для 44-ФЗ важно)

4. Правовые основания

Обязательно указать:

  • Ст. 6 ч. 1 п. 2 152-ФЗ (для исполнения договора)
  • Ст. 6 ч. 1 п. 5 152-ФЗ (для соблюдения возложенных обязанностей)
  • Ст. 22.1 (обработка в соответствии с ФЗ о госзакупках)

5. Сроки хранения

Для тендеров критично указать конкретные сроки:

  • Данные по контрактам — 5 лет после исполнения (44-ФЗ ст. 40)
  • Данные бухгалтерии — 5 лет (Налоговый кодекс)
  • Данные кадрового делопроизводства — 50/75 лет (ФЗ-125 «Об архивном деле»)

6. Ответственный

Ссылка на приказ о назначении ответственного за обработку ПДн. Заказчик может запросить копию.

7. Меры защиты

Раскройте конкретные меры — не «принимаем разумные меры», а «шифрование БД, разграничение доступа, регулярное резервное копирование, обучение сотрудников». Для 44-ФЗ желательно упомянуть класс защиты ИСПДн (обычно К3 для типового поставщика).

Согласие на обработку ПДн работников

Отдельный документ. Обязателен если у вас есть штат. Заказчик может запросить при аккредитации.

Что должно быть:

  • ФИО работника
  • Согласие на обработку в целях исполнения трудового договора
  • Перечень обрабатываемых данных
  • Согласие на трансграничную передачу (если используете зарубежные HR-сервисы)
  • Срок действия (обычно на срок трудовых отношений + 3 года)

Подробнее — Согласие на обработку персональных данных.

Уведомление в РКН

Обязательно для юрлиц и ИП. Заказчики 44-ФЗ и 223-ФЗ при проверке заявки могут запросить выписку из реестра операторов ПДн Роскомнадзора. Если вас нет в реестре — заявку отклонят.

Как подать — пошаговая инструкция. Форма 703-ФЗ, 30 дней рассмотрения, без пошлины.

Реестр обработки

Внутренний документ, но заказчик 44-ФЗ по ч. 3 ст. 34 может запросить как подтверждение соблюдения. Ведёте в свободной форме — Excel/Notion/Word. Что должно быть:

  • Категории субъектов и данных
  • Цели обработки
  • Сроки хранения
  • Меры защиты
  • Основания обработки

Подробнее — Реестр обработки ПДн.

Что грозит без документов

Отклонение заявки — самое частое. Заказчик отправляет запрос, вы не приложили политику → заявка отклонена по формальному основанию.

Штраф РКН — 60 000-500 000 ₽ за отсутствие обязательных документов. Часто выявляется при жалобе конкурента, проигравшего торг.

Расторжение контракта — если в ходе исполнения выяснилось что поставщик не имеет документов, заказчик может расторгнуть по ст. 95 ФЗ-44 с занесением в РНП (реестр недобросовестных поставщиков).

Пошаговая подготовка

  1. Проверьте бесплатно свой сайт на нарушения 152-ФЗ — политика может быть, но с ошибками.
  2. Сгенерируйте актуальную политику под ваш профиль деятельности (Расширенный тариф ParaDok включает специфику для B2B/госзаказа).
  3. Оформите приказ о назначении ответственного.
  4. Подайте уведомление в РКН если ещё не в реестре.
  5. Заведите реестр обработки — можно и Excel.
  6. При подаче заявки приложите: политику, оферту, свидетельство ЕГРЮЛ/ЕГРИП, выписку из реестра РКН.

Связанные материалы